Waarom het voor maakbedrijven zo logisch is om voor een gespecialiseerd technisch vertaalbureau te kiezen...

Technische documentatie is een belangrijk visitekaartje van elk exporterend maakbedrijf. Je gebruikershandleiding, service manual, veiligheidsinstructie of quick start guide moet in elke doeltaal net zo precies, consistent en bruikbaar zijn als in de brontaal. Je hebt veel aandacht en zorg besteed aan je product, dus is het logisch dat ook de begeleidende documentatie professionaliteit en betrouwbaarheid uitstraalt.

Je investeert stevig in goed geschreven manuals in het Nederlands of Engels, wat voor jou de basis is van de productdocumentatie. Daarmee laat je zien dat je jouw klanten serieus neemt en optimaal wilt ondersteunen. Verstandige keus, die brondocumenten moeten gewoon goed zijn.

Gek genoeg zien we dat bij veel bedrijven een ander mechanisme in werking treedt bij het vertalen ervan. Dan wordt ineens alles op alles gezet om kosten te besparen. Alsof het een onbeduidende bijzaak is die even snel geregeld moet worden. Een sluitpost van de begroting.

Maar wat nou als die vertaling een grote fout bevat? De AI-vertaler of het goedkope bureau in het buitenland lijkt zijn werk goed te hebben gedaan, maar heeft in de Spaanse of Italiaanse tekst een verkeerde vertaling in je handleiding gezet. Het is jouw taal niet, dus op het oog lijkt alles OK. Tot je klachten krijgt van je klanten die jou terecht verwijten dat je een gebrekkig document hebt aangeleverd,. Wat denken ze dan wel niet van jouw product?

En die klant praat misschien ook met andere klanten. Zeker als er door die fout schade is ontstaan. Bijvoorbeeld omdat de operator door jouw vertaalde handleiding is geïnstrueerd om de verkeerde knop in te drukken. Daar gaat je reputatie. Je denkt dat je slim hebt bespaard, maar zit vervolgens met de gebakken peren omdat je de schade en de reputatie van je bedrijf moet herstellen. Penny wise, pound foolish.

Door te werken met een gespecialiseerd technisch vertaalbureau minimaliseer je het risico op dit soort ongewenste situaties. Zo'n bureau werkt met gespecialiseerde native speaker vertalers die zowel bron- als doeltaal perfect beheersen, verstand hebben van de techniek en vooral ook de nuance van de teksten begrijpen. En doordat tegenwoordig de meest geavanceerde vertaal-AI wordt ingezet, liggen de vertaalkosten ook bij bureaus tientallen procenten lager dan enkele jaren geleden.

Wat zijn nou de grootste voordelen van het werken met een technisch vertaalbureau:

1. Consistent gebruik van de juiste vakterminologie

Een van de grootste ergernissen voor klanten bij technische vertalingen is inconsistent en onjuist gebruik van vakterminologie. AI is hier berucht om. Dezelfde bronterm kan in twee opeenvolgende zinnen in de vertaling verschillend worden vertaald. Niemand weet waarom, maar dit gebeurt. Ook als je de AI vooraf instrueert, blijven dit soort inconsistenties zich voordoen.

Gespecialiseerde vertaalbureaus werken met terminologiebeheer als vast onderdeel van hun proces. Daarbij gebruiken ze klassieke en moderne hulpmiddelen om de consistentie van terminologie te waarborgen:

- Terminologielijsten en klanteigen glossaria die per klant en/of per vakgebied worden opgebouwd en onderhouden. Deze kunnen bij de AI-vertaling worden toegevoegd om vast zo veel mogelijk termen correct te vertalen.

- In de vertaalgeheugensoftware worden zogenaamde 'termbases' gebruikt om voorkeursterminologie van de klant door te voeren. Tijdens het vertalen wordt gecheckt of de gewenste termvertalingen worden gebruikt, zo niet verschijnt een waarschuwing.

- De inzet van ervaren technische vertalers voegt een extra menselijke dimensie toe die nog steeds onmisbaar blijkt. De vakkennis van de vertaler is het slot op de deur dat nodig is om te beoordelen of een term in de specifieke context de juiste is.

Zo krijg je vertalingen die intern consistent zijn en ook consistent met eerdere vertalingen en andere vertalingen van jouw bedrijf. De projectmanagers van het vertaalbureau weten wanneer ze welke tools moeten inzetten en bereiden de vertaling optimaal voor de technische vakvertalers voor. Het samenspel tussen de beschikbare hulpmiddelen, de projectmanagers en de vertaalspecialisten is cruciaal om tot een optimaal, foutvrij vertaalresultaat te komen.

2. Behoud van opmaak, ongeacht het bestandsformaat

Technische documentatie zie je meer en meer in andere formaten dan Word en InDesign. Steeds vaker wordt gewerkt met op XML of DITA gebaseerde modulaire documentatiesystemen (CCMS). Bedrijven met een geavanceerde vertaalproces leveren zelfs al XLIFF-bestanden aan, die specifiek bedoeld zijn voor vertaling. Ook formaten als JSON, FrameMaker, Madcap Flare komen regelmatig voor.

AI slaagt er zelden in om dit soort bestanden perfect te verwerken. Na vertaling ontstaan er fouten in de opmaak en moet een menselijke specialist ingrijpen om te zorgen dat de vertaalde documenten probleemloos kunnen worden ingezet.

Een gespecialiseerd vertaalbureau beschikt over de juiste tools om tientallen complexe bestandsformaten feilloos te verwerken. De kennis van software, instellingen en bestandsfilters is een onmisbare schakel om al die verschillende bestandstypen zonder verlies van opmaak of gegevens om te zetten.

Voor jou als klant is belangrijk aan je vertaalpartner dat je onbezorgd al je bestanden over de vertaalschutting kunt gooien in de wetenschap dat het goed komt. Heb je die onbezorgdheid ook als je je bestanden door AI haalt of naar een goedkoop bureau zonder de juiste ervaring en referenties stuurt ?

3. Vakinhoudelijke expertise

Bij technische vertalingen is van essentieel belang dat de vertaler niet alleen snapt wat er taalkundig staat. Inzicht in de werking van de techniek, kennis van de vaktermen en begrip van de onderliggende technologie maken het verschil. Een goede vertaler zal je ook wijzen op fouten in de brontekst, wat helaas nog maar al te vaak voorkomt. Dat voorkomt niet alleen problemen op je thuismarkt, maar ook in alle doelmarkten waarvoor je dat document laat vertalen.

Gespecialiseerde technische vertaalbureaus werken met vertalers die:

- Aantoonbare ervaring hebben binnen een specifiek vakgebied.

- Vaak zelf een technische achtergrond hebben en nauw samenwerken met vakspecialisten.

- Op de hoogte zijn van relevante normen en wetgeving, zoals CE-markering, ISO-normen of sectorspecifieke richtlijnen die van invloed kunnen zijn op zowel de brontekst als de vertaling.

Deze combinatie van taalkundige en technische kennis zorgt ervoor dat vertalingen niet alleen correct zijn, maar ook natuurlijk lezen voor de doelgroep: installatiemonteurs, onderhoudstechnici, operators of IT'ers die de HMI programmeren.

Gespecialiseerde bureaus weten welke vertaler voor welke vertaling het meest geschikt is en bereiden de bestanden voor die vertalers optimaal voor. Die hoeven zich daardoor alleen te concentreren op hun taak: het verzorgen van een foutloze technische vertaling, waarbij gebruikers het gevoel hebben dat ze een brontekst lezen en niet een vertaling. Op verzoek van de klant kunnen extra controlestappen worden ingebouwd voor bijvoorbeeld gebruiksaanwijzingen die onder de productaansprakelijkheid vallen.

4. Lagere kosten dankzij slimme tools en een geselecteerd netwerk

Een veelgehoord misverstand is dat gespecialiseerde bureaus per definitie duurder zijn. In de praktijk is vaak het tegenovergestelde waar, dankzij:

• Vertaalgeheugens (translation memories): eerder vertaalde zinnen en alinea's worden hergebruikt, waardoor je niet opnieuw betaalt voor content die al eerder is vertaald. Bij documentatie met veel herhaling, zoals handleidingen voor verschillende varianten van hetzelfde product, levert dit aanzienlijke besparingen op. Bovendien zorgt het voor tijdswinst en consistentie in stijl en terminologie.
  

• AI-vertaling met controle door gespecialiseerde vertalers: in de meeste gevallen worden vertaalgeheugens gekoppeld aan AI-vertaling om de basisvertaling te produceren. Die wordt vervolgens gecontroleerd door de gespecialiseerde vertaler. Zo gaan tijdswinst en kostenbesparingen hand in hand met een hoog kwaliteitsniveau van de vertalingen.
  

• Een zorgvuldig samengesteld netwerk van vertaalspecialisten. Het bureau weet precies welke vertaler het meest geschikt is voor welke klus. Voor dezelfde klant worden steeds dezelfde vertalers ingezet om consistentie te garanderen. Als klant ben je daardoor veel minder tijd kwijt met interne revisies en het geven en verwerken van feedback.
  

• Efficiënt projectmanagement. Ervaren projectmanagers zorgen dat het hele vertaaltraject soepel verloopt. De vertaalde versies worden volgens afspraak en in het gewenste bestandsformaat geleverd, zodat je er als klant geen omkijken meer naar hebt.
  

• Leverzekerheid. Als klant hoef je je niet af te vragen of het bureau wel alles kan leveren wat je vraagt. Het kan alle talen en bestandsformaten aan en is nooit ziek of met vakantie.

Bovendien schaalt een gespecialiseerd bureau eenvoudig op en af met wat jij als klant op dat moment nodig hebt. De juiste vertaalpartner heeft een flexibele schil van freelancers en onderaannemers die zich aanpast aan jouw vertaalbehoeften.

Technische documentatie vertalen is dus niet even een paar bestanden door de AI halen of ze naar een goedkoop bureau zonder bewezen track record sturen in de hoop dat het goedkomt. De grote beloftes over ChatGPT en Claude blijken vaak toch niet te worden waargemaakt. Dat bureau met die geweldige reviews op Google laat het op het moment suprême misschien toch afweten. Beter ga je voor een betrouwbare technische vertaalpartner met decennia ervaring en honderden tevreden klanten in de techniek en maakindustrie.

Wil je ontdekken of Interlingo zo'n vertaalpartner is? Stuur ons even een berichtje: info@interlingo.nl.