Technische manual met softwarereferenties vertalen? Altijd lastig...

Vorige week kwamen we opnieuw een situatie tegen die mooi laat zien hoe complex vertalen in de praktijk kan zijn. Het ging om een reeks technische handleidingen voor een machine die werd bediend via een HMI, een Human Machine Interface. Software, dus, die volop voorkwam in deze handleidingen die naar het Spaans moesten worden vertaald. Op het eerste gezicht leek het een vrij standaardopdracht: duidelijke bronteksten, een gangbare doeltaal en een klant die vooraf instructies had meegegeven over wat wel en niet vertaald moest worden. Toch bleek al snel dat er, ondanks die instructies, nog de nodige vragen openstonden.

Voor de opdrachtgever voelde het proces waarschijnlijk helder en logisch. Vertaal gewoon de handleiding naar het Spaans, hoe moeilijk kan het zijn. Maar voor ons als vertaalbureau was het niet zo simpel, en dat gebeurt heel regelmatig. Juist in technische documentatie, waar software-elementen, interface-teksten en gebruikersinteracties een grote rol spelen, is het essentieel om vooraf heel precies af te stemmen wat de bedoeling is.

Het belang van duidelijke afspraken

In dit soort projecten draait alles om consistentie en duidelijkheid. Het is een functioneel document dat gebruikers helpt om een product correct en efficiënt te gebruiken. Elke onduidelijkheid of onjuistheid in de vertaling kan leiden tot fouten, frustratie of zelfs onveilige situaties. Daarom is het cruciaal dat het vertaalbureau en de opdrachtgever samen goed doorspreken hoe er wordt omgegaan met verwijzingen naar HMI-teksten, knoppen, menu’s en andere schermteksten. Wel vertalen, niet vertalen, niet vertalen maar vertaling tussen haakjes? Het lijkt misschien een onbeduidende vraag, maar het heeft grote impact op de kwaliteit en bruikbaarheid van de uiteindelijke handleiding. 

Drie veelvoorkomende scenario’s

In grote lijnen zien we drie scenario’s als het gaat om het vertalen van softwareverwijzingen in documentatie:

1. Softwareverwijzingen blijven onvertaald

In dit scenario blijven alle verwijzingen naar software-elementen in de brontaal staan, meestal Engels. De lopende tekst wordt wel vertaald, maar de knoppen, menu’s en andere interface-elementen niet.

Een voorbeeld in het Spaans: “Hace clic en el botón Close.”

Dit is in veel gevallen een logische oplossing, vooral als de software zelf ook niet vertaald is. De gebruiker ziet immers exact dezelfde tekst op het scherm als in de handleiding. Dat voorkomt verwarring en maakt de instructies direct toepasbaar.

Toch heeft deze aanpak ook nadelen. Voor gebruikers die minder bekend zijn met Engels, kan het lezen van een handleiding waarin talen door elkaar lopen minder prettig zijn. Het vergt extra inspanning en kan de toegankelijkheid verminderen, zeker in sectoren waar gebruikers niet dagelijks met Engelstalige software werken.

2. Softwareverwijzingen worden wel vertaald

In dit scenario worden alle software-elementen vertaald naar de doeltaal. De handleiding sluit dan volledig aan bij een gelokaliseerde versie van de software.

Hetzelfde voorbeeld wordt dan: “Hace clic en el botón Cerrar.”

Dit leest natuurlijker en zorgt voor een vloeiende gebruikerservaring. Maar hier schuilt ook een belangrijk risico: de vertalingen moeten exact overeenkomen met wat er daadwerkelijk in de software staat.

Als de vertaler zelf een vertaling bedenkt die afwijkt van de officiële softwarevertaling, ontstaat er een probleem. De gebruiker leest “Cerrar” in de handleiding, maar ziet “Close” op het scherm. Dat ondermijnt het vertrouwen in de documentatie en kan leiden tot frustratie of fouten in het gebruik.

Daarom is het in dit scenario essentieel dat de opdrachtgever de juiste, gevalideerde vertalingen van alle softwareteksten aanlevert. Denk aan terminologielijsten, vertaalgeheugens of exports uit de software zelf. Zonder die input wordt het risico op inconsistentie simpelweg te groot.

3. Onduidelijkheid over vertaling van softwareverwijzingen

Het derde scenario komt in de praktijk regelmatig voor. De software is bijvoorbeeld nog niet vertaald, maar er zijn wel plannen om dat op termijn te doen. Of verschillende taalversies bestaan tijdelijk naast elkaar.

In zo’n situatie kiezen we vaak voor een tussenoplossing. De originele Engelse term blijft staan, met erachter tussen haakjes een vertaling: “Hace clic en el botón Close (Cerrar).”

Deze aanpak is niet ideaal, maar wel pragmatisch. Het geeft de gebruiker houvast, ongeacht welke taalinstelling de software heeft. Tegelijkertijd maakt het duidelijk dat de terminologie mogelijk nog verandert.

De rol van AI in moderne vertaalprocessen

Wat dit onderwerp vandaag extra actueel maakt, is de opkomst van AI-gestuurde vertaaltools zoals DeepL en Google Translate. Deze tools worden steeds vaker ingezet als eerste stap in het vertaalproces. De kwaliteit van dit soort systemen is de afgelopen jaren sterk verbeterd. Ze leveren snel vloeiende en grammaticaal correcte teksten op, wat vooral bij grote hoeveelheden content veel tijd kan besparen. Toch zit juist hier een belangrijke valkuil als het gaat om technische documentatie.

AI-tools vertalen woorden en zinnen op basis van waarschijnlijkheid, maar hebben geen inzicht in de specifieke context van een softwareomgeving. Een term als Close wordt automatisch vertaald naar Cerrar, zonder dat het systeem weet of dat ook daadwerkelijk de gebruikte term is in de interface van de software. Daarnaast maken AI-tools geen bewuste keuze tussen de eerder genoemde scenario’s. Ze vertalen simpelweg wat ze tegenkomen. Dat kan leiden tot inconsistente of zelfs misleidende documentatie, zeker wanneer delen van de tekst wel en andere niet vertaald zouden moeten worden.

Dat betekent niet dat AI geen rol speelt – integendeel. Het moderne vertaalbureau gebruikt AI om teksten voor te vertalen, maar zet dan altijd een gespecaliseerde menselijke vertaler in om te zorgen dat bijvoorbeeld softwarevertalingen correct gebeuren. Daarmee worden fouten, onduidelijkheden en gevaarlijke situaties voorkomen.

Samenwerken voor het beste resultaat

De kern blijft dat een goede vertaling begint bij goede communicatie. Hoe duidelijker de opdrachtgever is over de status van de software en de gewenste aanpak, hoe beter het vertaalbureau kan leveren. Idealiter geeft een opdrachtgever vooraf aan of de software al vertaald is, welke terminologie gebruikt moet worden en of er hulpmiddelen zoals glossaria beschikbaar zijn. In de praktijk blijkt echter dat deze informatie niet altijd volledig is. Daar ligt een belangrijke rol voor het vertaalbureau. Door de juiste vragen te stellen en actief mee te denken, kan het bureau helpen om problemen te voorkomen voordat ze ontstaan. Het gaat dus niet alleen om vertalen, maar ook om adviseren.

Vertalen voor en door specialisten

Wat op het eerste gezicht een eenvoudige opdracht lijkt, blijkt in werkelijkheid vaak maatwerk. Het vertalen van handleidingen met softwareverwijzingen vraagt om precisie, technische affiniteit en inzicht in gebruikssituatie. De opkomst van AI maakt het vak sneller en efficiënter, maar niet eenvoudiger. Integendeel: het benadrukt juist het belang van menselijke controle en contextueel begrip. Het maken van de juiste keuzes rondom softwareverwijzingen is daar dus een goed voorbeeld van. Het is geen standaardvertaalklus, maar een proces waarin inhoud, techniek en gebruikservaring samenkomen. Oftewel: vertalen voor en door specialisten.

Meer informatie over technische vertalingen vind je op de pagina Technische vertalingen.